Kho tài liệu tích lũy qua nhiều năm mà không được chỉnh lý định kỳ thường trở nên lộn xộn, khó tra cứu và tiềm ẩn rủi ro thất lạc. Dịch vụ Hoạt động Lưu trữ của Sài Gòn LT giúp cơ quan, doanh nghiệp tổ chức lại toàn bộ hệ thống hồ sơ một cách khoa học, đúng nghiệp vụ lưu trữ.
Chúng tôi thực hiện chỉnh lý, sắp xếp, lập danh mục và bảo quản tài liệu theo quy trình chuẩn hóa, phù hợp với đặc thù của từng đơn vị. Dịch vụ áp dụng cho tài liệu không thuộc danh mục bí mật nhà nước, đúng phạm vi hoạt động mà Sài Gòn LT đăng ký.
Dịch vụ bao gồm những gì?
- Chỉnh lý tài liệuPhân loại, hệ thống hóa và sắp xếp lại tài liệu đang trong tình trạng lộn xộn, thiếu trật tự thành một hệ thống hồ sơ rõ ràng, khoa học.
- Sắp xếp hồ sơSắp xếp các văn bản, tài liệu liên quan thành từng hồ sơ hoàn chỉnh theo đúng trình tự nghiệp vụ lưu trữ.
- Lập danh mục hồ sơXây dựng bảng danh mục hồ sơ chi tiết, giúp tra cứu, đối chiếu và quản lý kho lưu trữ nhanh chóng, chính xác.
- Bảo quản, lưu trữ tài liệuBảo quản và lưu trữ tài liệu không thuộc danh mục bí mật nhà nước, đảm bảo điều kiện an toàn trong suốt thời hạn lưu trữ.
Quy trình thực hiện
Khảo sát hiện trạng
Khảo sát khối lượng, tình trạng tài liệu và đặc thù nghiệp vụ của đơn vị để xây dựng phương án chỉnh lý phù hợp.
Phân loại & chỉnh lý
Phân loại tài liệu theo nhóm nghiệp vụ, thời gian hình thành, sau đó chỉnh lý theo trình tự đã thống nhất.
Lập hồ sơ & biên mục
Tập hợp các văn bản liên quan thành từng hồ sơ, ghi nhận tiêu đề, thời gian và số lượng tờ.
Xác định thời hạn bảo quản
Đánh giá và gắn thời hạn bảo quản phù hợp cho từng hồ sơ dựa trên giá trị sử dụng.
Sắp xếp, lập danh mục & bàn giao
Đưa hồ sơ vào bảo quản theo hệ thống, lập danh mục hồ sơ và bàn giao, nghiệm thu kết quả với khách hàng.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ
Tra cứu nhanh chóng
Danh mục hồ sơ rõ ràng giúp tìm kiếm tài liệu chỉ trong vài phút thay vì hàng giờ tìm kiếm thủ công.
Giảm rủi ro thất lạc
Hệ thống sắp xếp khoa học và bảo quản đúng chuẩn giúp hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng tài liệu.
Quy trình chuẩn hóa
Toàn bộ quá trình được thực hiện theo quy trình rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra và đối soát kết quả.
Đối tượng phù hợp
- Cơ quan, đơn vị có khối lượng hồ sơ giấy lớn, tích lũy qua nhiều năm chưa được chỉnh lý.
- Doanh nghiệp chuẩn bị phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra hoặc bàn giao hồ sơ.
- Đơn vị đang chuyển văn phòng, cần sắp xếp lại kho lưu trữ trước khi di dời.
- Tổ chức muốn xây dựng danh mục hồ sơ làm nền tảng cho việc số hóa về sau.
Cần tư vấn thêm về dịch vụ lưu trữ?
Để lại thông tin hoặc gọi hotline, đội ngũ Sài Gòn LT sẽ liên hệ tư vấn trong thời gian sớm nhất.
Câu hỏi thường gặp
Không. Sài Gòn LT chỉ tiếp nhận chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ đối với tài liệu không thuộc danh mục bí mật nhà nước, đúng phạm vi hoạt động đã đăng ký.
Thời gian thực hiện phụ thuộc vào khối lượng và tình trạng tài liệu thực tế. Sau khi khảo sát, Sài Gòn LT sẽ đưa ra kế hoạch và thời gian dự kiến cụ thể cho từng dự án.
Có. Tùy theo khối lượng và điều kiện thực tế, đội ngũ Sài Gòn LT có thể khảo sát và triển khai trực tiếp tại kho lưu trữ hoặc văn phòng của khách hàng.
